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Das Handbuch für CEOs für erfolgreiches Change Management

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Von Tamara Rosin

Es stehen große Veränderungen bevor.

Sie ersetzen Ihre alten Systeme und jeder Mitarbeiter muss dafür eine Schulung durchlaufen. Oder ein neuer Markttrend drängt sie dazu, ihr Geschäftsmodell anzupassen. Vielleicht erfordert eine neue Regulierung, dass Sie etwas an Ihrem Angebot ändern.

Was auch immer die genaue Situation ist, die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Ihrem Unternehmen Veränderungen bevorstehen. Transformationen, ob groß oder klein, bieten die Chance, die Leistungen Ihres Unternehmens und Ihre internen Prozesse zu verbessern. Wenn Change Management aber falsch angegangen wird, kann es katastrophalen Schaden anrichten.

Veränderung gescheitert: Ein häufiges Szenario 

Konzentrieren wir uns auf ein nachvollziehbares Beispiel. Sie führen Ihr Unternehmen durch eine Fusion. Sie und Ihre Kollegen sind begeistert von den neuen technischen Kapazitäten und Dienstleistungen, die Ihr fusioniertes Unternehmen ermöglichen wird. Sie erstellen die Vertragsvereinbaren, holen sich nötige Zustimmung und unterschreiben.

Der Rest Ihres nun 1.500 Personen großen Unternehmens teilt allerdings ihre Begeisterung nicht.

Es herrscht Anspannung im Büro. Ihre Manager sind ungewiss, wie sich die neue Struktur auf ihre Stellen auswirken wird und sind besorgt. Ihr Personal reagiert widerständig darauf, neue Prozesse und Software zu lernen.

Die ganzen positiven Veränderungen, die Sie sich für Ihr Unternehmen gewünscht haben, stehen still. Sie können das Unternehmen nicht weiter nach vorne bringen. Die angeschlagene Stimmung senkt hingegen sogar die Produktivität und den Einsatz.

WhWas ist schief gelaufen? Das fragen Sie sich vielleicht. Die kurze Antwort: ein Mangel an Change Management und Leadership.

Veränderungen passieren schnell. Sind Sie bereit?

In Zeiten der Digitalisierung geschehen Veränderungen in nie da gewesenen Geschwindigkeiten. Ganze Branchen können sich von heute auf morgen verändern.

Wenn Führungskräfte die Notwendigkeit von Veränderungen erkennen – sei es eine Fusion, die Implementierung einer neuen Unternehmenssoftware, die Erweiterung um neue Serviceangebote oder eine Veränderung im Kundendienst – dann müssen sie in der Lage sein, Veränderungen schnell zu leiten.

Manchmal heißt das, dass Unternehmen Ihre Strategien ohne große Vorankündigung und mit Ungewissheiten blitzschnell umschwenken müssen. Dafür brauchen sie eine effektive Change-Management-Infrastruktur.

Eine Definition für Change Management für moderne Führungskräfte

Die Change-Management-Beratung Prosci definiert Change Management als: „Der Prozess, die Tools und die Techniken, um die personalbezogene Seite der Veränderung zu managen, um ein notwendiges Geschäftsziel zu erreichen.”

Klingt einfach, oder?

Was aber genau diese „personalbezogene Seite” ist, macht das ganze kompliziert. Sich neue Prozess, Arbeitsabläufe und Ideen auszudenken ist nicht der schwierige Teil. 50, 200 oder sogar mehrere Tausend Mitarbeiter dazu zu bringen, diese anzunehmen, ist es.

Whether you are implementing new enterprise software, onboarding employees, merging, or restructuring, you need a thoughtful approach to change management.

You need strong alignment between company strategy, leadership, culture, and behavior.

Egal, ob Sie eine neue Unternehmenssoftware einführen, Mitarbeiter einarbeiten, fusionieren oder restrukturieren: Sie brauchen einen wohlüberlegten Ansatz für das Change Management.

Die Unternehmensstrategie, das Leadership, die Kultur und das Verhalten müssen gut aufeinander ausgerichtet sein.

Erfolgreiches Change Management erfordert einen zielgerichteten Ansatz

Sie wissen aus Erfahrung, wie schnell sich Technologien, die Anforderungen von Kunden und Gelegenheiten für Geschäfte ändern können. Sie haben wahrscheinlich Bereiche identifiziert, in denen sich Ihr Unternehmen verändern muss, um neuen Herausforderungen besser gerecht zu werden.

Vielen Unternehmen fehlt jedoch noch immer der Rahmen, um Veränderungen erfolgreich umzusetzen.

Laut McKinsey, scheitern 70 % der Maßnahmen im Bereich Change Management am Widerstand der Mitarbeiter und an der mangelnden Unterstützung durch das Management.

Eine so hohe Misserfolgsquote bedeutet, dass alle Zeit, Geld und Ressourcen, die für eine bestimmte Veränderung eingesetzt werden, höchstwahrscheinlich umsonst waren. Die überwiegende Mehrheit von Führungskräften erwartet, in den nächsten zwei Jahren mehr Maßnahmen zur Veränderung umzusetzen (86%). Eine Infrastruktur für das Change Management ist daher unerlässlich.

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In diesem Artikel gehen wir ausführlich darauf ein, warum Maßnahmen zur Veränderung scheitern, wie Mitarbeiter über Veränderungen denken und darauf reagieren und wie Sie , Ihre zukünftigen Maßnahmen zur Veränderung zum Erfolg führen können.

Warum Wandel scheitert

Es lassen sich verschiedene Hindernisse für organisatorischen Wandel identifizieren, die Ihrer Maßnahme im Weg stehen können. 

1. Übereifrige Führung

Wenn die Leistungsfähigkeit niedrig ist, fühlen sich Führungskräfte oft dazu gezwungen, Veränderungen durchzuführen, nur damit etwas geschieht. Dabei machen Sie sich aber nicht genügend Gedanken darüber, welche Veränderungen die wichtigsten sind.

Dieser Eifer rührt oft von der falschen Vorstellung her, dass ein leistungsschwaches Unternehmen alles falsch macht, wohingegen leistungsstarke Unternehmen alles richtig machen. In Wirklichkeit konzentrieren sich leistungsstarke Unternehmen nur darauf, die wichtigsten Dinge richtig zu machen und die weniger kritischen Schwächen im Laufe der Zeit zu verbessern.

2. Den Wandel als Bedrohung statt als Chance begreifen

Wenn Mitarbeiter den Grund oder den Nutzen einer vorgeschlagenen Veränderung nicht verstehen, werden sie sie als Bedrohung ansehen. Sie werden befürchten, dass der Wandel zu unnötigem Stress in ihren Arbeitsabläufen führen und ihre Produktivität und Leistung beeinträchtigen könnte. Die Folge davon ist Widerstand gegen Veränderungen (mehr dazu später).

3. Mangelnde Transparenz und unzureichende Kommunikation der Führungskräfte

Kommunikation ist eine zu jeder Zeit wichtige Fähigkeit von Führungskräften, aber bei Maßnahmen zur Veränderung ist sie noch wichtiger. Dem CEO, dem Finanzchef und anderen Führungskräften mag zwar die Notwendigkeit einer Neustrukturierung von Prozessen oder Strategien klar sein, doch der Rest der Organisation hat möglicherweise keinen Zugang zu den Informationen, die eine geplante Veränderung begründen. Ein undurchsichtiger Führungsstil macht es schwierig, die Unterstützung der Mitarbeiter zu gewinnen.

4. Keine Berücksichtigung von Mitarbeiter-Inputs

Mitarbeiter lehnen Veränderungen eher ab, wenn sie das Gefühl haben, nicht in den Veränderungsprozess einbezogen worden zu sein. Nicht den Input von Mitarbeitern zu suchen, lässt diese sich nicht nur ausgeschlossen fühlen, sondern verbaut auch die Chance, wertvolle Einblicke von den Menschen zu erhalten, die die alltägliche Arbeit leisten.

organizational change

5. Eine starre Unternehmensstrategie

Ein oft übersehenes Hindernis für organisatorischen Wandel ist die mangelnde Bereitschaft der Führungskräfte, die Strategie angesichts neuer interner und externer Faktoren zu ändern.

Führungskräfte müssen daran denken, dass sich die Umstände, die eine Transformation überhaupt erst erforderlich machten, im Laufe der Zeit ändern. Eine durchdachte Planung ist also zwar wichtig, der strategische Plan muss jedoch flexibel genug sein, um sich anpassen zu können, ohne zu scheitern.

6. Unzureichende Vorbereitung

Die Umsetzung von Veränderungen erfordert erhebliche Ressourcen, darunter Zeit, Energie und Geld. Nach der Konzeption des organisatorischen Wandels muss das Führungsteam die notwendigen Planungsschritte einleiten.

Die Pläne sollten die folgenden Schlüsselfragen beantworten:

● Wen wird die Veränderung betreffen?
● Welche Art von Fortbildung oder Schulung werden sie brauchen?
● Wie viel wird die Mitarbeiterschulung kosten (in Zeit und Geld)?
● Wie sieht der Zeitplan für die Schulung aus? Wie wird sie sich auf den Arbeitsablauf und die Produktivität der Mitarbeiter auswirken?

Ein Exkurs zum Widerstand von Mitarbeitern gegenüber Veränderungen

Der Widerstand von Mitarbeitern ist vielleicht das häufigste und größte Hindernis für einen erfolgreichen Wandel. Er kann selbst sorgfältig ausgearbeitete Maßnahmen zur Veränderung zu durchkreuzen. Ihm muss daher große Aufmerksamkeit seitens der Change Manager und der oberen Führungskräfte gewidmet werden.

Es liegt in der menschlichen Natur, sich Veränderungen zu widersetzen – vor allem, wenn es so aussieht, als ob alles gut läuft.

Warum für Aufregung sorgen? Warum am Status Quo rütteln?

Der Wandel zwingt die Betroffenen nicht nur, sich etwas Unbekanntem stellen zu müssen, sondern birgt auch die Gefahr des Scheiterns. Wir alle wissen aber, dass „Status Quo” Mittelmäßigkeit bedeutet – und in einer zunehmend kompetitiven Geschäftswelt bedeutet Mittelmäßigkeit Misserfolg.

Warum Mitarbeiter sich Veränderungen widersetzen

Mitarbeiter widersetzen sich Veränderungen vor allem aus vier Gründen. Alle lassen sich auf ein Gefühl von Angst und Unsicherheit zurückführen.

Sie sind zwar naturgemäß komplex, die Ängste aber zu verstehen, gibt Führungskräften einen guten Ausgangspunkt, um Widerstände abzubauen.

1. Angst vor dem Unbekannten

Menschen halten an Vertrautem fest, weil das Vertraute bequem ist

Wenn dieses Gefühl der Stabilität bedroht ist, werden sie Angst vor dem Wandel bekommen, die schnell in Widerstand münden kann.

Um die zugrunde liegende Angst zu zerstreuen, ist es wichtig, die anstehenden Veränderungen klar und offen zu kommunizieren. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht im Unklaren, vor allem wenn sie von dem, was bevorsteht, direkt betroffen sein werden.

2. Angst vor Inkompetenz

Ihre Mitarbeiter haben hart gearbeitet, um die Vorgänge und die notwendigen Fähigkeiten zu lernen, um ihre Rolle erfolgreich auszuüben. Wenn eine geplante Veränderung erfordert, dass die Arbeit anders erledigt werden muss, könnten Mitarbeiter befürchten, keine Bestleistungen erbringen zu können.

Es liegt in der Verantwortung der Führungskräfte, die Unterstützung und Ressourcen bereitzustellen, die die Mitarbeiter brauchen, um im Rahmen der neuen Anforderungen weiter erfolgreich arbeiten zu können. Geben Sie Ihrem Personal eine angemessene Schulung und Zeit, sich auf die Veränderungen einzustellen.

3. Angst vor dem Scheitern

Jeder hat Angst davor, zu scheitern. Mitarbeiter haben nicht nur Angst davor, etwas falsch zu machen, wenn sie etwas neues tun. Sie haben auch Angst davor, dass die Folgen ihre bereits hart geleistete Arbeit gefährden könnten. Sie befürchten, ihre Prämien zu verlieren, bei einer Beförderung übergangen zu werden und sogar entlassen zu werden.

Um den Mitarbeitern zu helfen, diese Angst zu überwinden, bedarf es einer gehörigen Portion Mitgefühl. Setzen Sie Veränderungen schrittweise um und stellen Sie Regeln auf, die Fehler in der Übergangsphase berücksichtigen. Machen Sie deutlich, dass Sie verstehen, dass Veränderungen mit einer Zeit der Verunsicherung einhergehen und dass der Arbeitsplatz ein sicheres Lernumfeld ist.

4. Angst vor Statusverlust

Veränderungen verändern oft die Teamstruktur. Das kann sich auf die Hierarchie auswirken und darauf, wer entgültige Entscheidungen trifft. Die Beschäftigten könnten befürchten, dass eine bestimmte Veränderungen ihren hart erarbeiteten  Status gefährden könnte.

In diesem Fall ist es wichtig, sich um den Erhalt des Status der von der Veränderung betroffenen Personen zu bemühen.

Der Aufbau einer Change-Management-Infrastruktur

Für den Erfolg in Zeiten der Digitalisierung ist es entscheidend, Rahmenbedingungen für Veränderungen zu schaffen..

Hier sind vier Tipps für die Schaffung einer starken Change-Infrastruktur.

1. Verstehen Sie die Psychologie des Change Managements

Viele unternehmensweite Veränderungsmaßnahmen scheitern, weil Führungskräfte die menschliche Komponente nicht verstehen.

Laut McKinsey zeigt die Forschung, dass Organisationen, die das „Einflussmodell” verwenden, mehr Erfolg mit ihren Veränderungsmaßnahmen haben. Das Einflussmodell umfasst vier Komponenten:

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Zugang zu starken Vorbildern

Ob bewusst oder unbewusst, Menschen ahmen das Verhalten ihrer Mitmenschen nach. Jemand, der einen eindeutig positiven Einfluss hat, wird Ihre Mitarbeiter sogar noch stärker beeinflussen.

Wirkliches Verständnis der Veränderung

Leute sind eher bereit, ihr Verhalten zu ändern, wenn sie das „Warum” hinter einer Veränderung wirklich verstehen.

Möglichkeiten, Fähigkeiten zu entwickeln

Eine Veränderung ist eine großartige Gelegenheit, in die Entwicklung der Mitarbeiter zu investieren. Geben Sie Mitarbeitern Möglichkeiten, ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Damit sind rüsten Sie sie nicht nur für Veränderungen, sondern verbessern auch die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens.

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Formale Verstärkungsmechanismen

Mitarbeiter werden anfangen, die gewünschte Veränderung mit positiven Folgen zu verbinden, wie etwa Belohnungen und positiven Rückmeldungen. Sie werden zudem andere, nicht wünschenswerte Verhaltensweisen mit negativen Folgen verbinden und diese vermeiden.

2. Entwickeln Sie Change Leadership und Champions

Jeder in der Organisation wendet sich an den CEO und andere leitende Führungskräfte, um Unterstützung und Orientierung während einer Veränderung zu erhalten. Sie sind es, die die Vision vorgeben, den Weg skizzieren und den Erfolg einer Veränderung beurteilen

Führungskräfte müssen zeigen, dass sie wirklich an den Wandel glauben und sich für ihn einsetzen.

„Wenn Veränderungen innerhalb einer Organisation glaubwürdig sein sollen, müssen sie mit den Taten ihrer Führungsperson übereinstimmen.”

McKinsey

Veränderungen sollten zwar immer von der Spitze aus geführt werden. Kollaboration ist aber von Vorteil. Große Gruppen können ein Brainstorming durchführen, um eine kreative Veränderungsmaßnahme zu entwickeln.

change management

Change Champions – oder Vertrauenspersonen innerhalb des Unternehmens – sind für das Vorantreiben eines Wandels ebenfalls wichtig. Identifizieren Sie glaubwürdige Personen auf den verschiedenen Ebenen des Unternehmens und bitten Sie sie, authentisch Unterstützung für die Veränderung zu äußern. Man sollte die Kraft der Einflussnahme nicht unterschätzen.

3. Schaffen Sie eine Kultur der Veränderung

Führungskräfte müssen Werte, Verhaltensweisen und Ziele der Organisation explizit benennen.

Verantwortlichkeit

Einer der wichtigsten Werte einer Kultur der Veränderung ist Verantwortlichkeit. Um echtes Verantwortungsgefühl in der Organisation zu verankern, müssen die Führungskräfte den Ton angeben hinsichtlich der Veränderung mehr als erwartet leisten. Sie müssen mehr als nur passive Zustimmung zeigen und als Vorbild für alle anderen dienen.

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Führungskräfte können Verantwortlichkeit kultivieren, indem sie andere dazu motivieren, Lösungen für Probleme zu finden. Sie können Anreize und Belohnungen einsetzen, um sie zu verstärken.

Agilität

Unternehmerische Agilität ist in Zeiten der Digitalisierung eine wichtige Eigenschaft für Unternehmen. Agilität ist die Fähigkeit einer Organisation, schnell von der Strategie zur Ausführung überzugehen und gleichzeitig offen für Planänderungen zu bleiben, um allen auftretenden Umständen am besten gerecht zu werden.

Sie erfordert ein hohes Maß an Flexibilität, schnelle Versuche und Entscheidungsprozesse, die Bereitschaft, Dinge ohne hundertprozentige Sicherheit zu tun, und die Bereitschaft, den Kurs zu korrigieren. Es gibt eine Reihe von Change-Management-Übungen, die Mitarbeitern helfen können, agiler zu werden.

Innovation

Eine Kultur der Veränderung verkörpert Innovationsgeist Dies bedeutet nicht nur, innovative Tools für das Change Management einzuführen, wenngleich auch das wichtig ist. Damit Mitarbeiter eine innovative Denkweise annehmen, müssen die Führungskräfte ihnen die Möglichkeit geben, eine solche zu entwickeln.

Sie können zum Beispiel „Innovationsgipfel” oder „Hackathons” veranstalten, bei denen die Mitarbeiter aufgefordert werden, in schnellen Brainstormings Maßnahmen zur Lösung realer Probleme zu entwickeln. Diese Arbeit kann belohnt werden, indem einige der besten Ideen umgesetzt und belohnt werden.

4. Richten Sie Strukturen für Rückmeldungen und Anpassungen ein

Eine effektive Change-Management-Infrastruktur umfasst Ziele, Meilensteine und Evaluationen, um den Fortschritt zu messen und die Wirksamkeit zu beurteilen. Dazu gehört auch, Mitarbeiter und Führungskräfte um Feedback zu bitten. Ihre Meinungen und Ideen können wertvolle Erkenntnisse für Anpassungen liefern.

Diese Feedback-Struktur muss offen gestaltet sein und dynamisch reagieren. Sie sollte Änderungen am Plan ermöglichen, wie z.B. die Umstrukturierung von Arbeitsprozessen, die Einführung neuer Kapazitäten oder sogar die Schaffung neuer Stellen.

Mit einem humanistischer Change-Management-Ansatz florieren Sie im digitalen Zeitalter

Wenn man Change Management in seinen Einzelteilen betrachtet, ist es eine Frage von Logik. Aber die Umsetzung ist eine Kunst.

Ohne die Unterstützung der Mitarbeiter – ohne ihre Ängste zu zerstreuen und ihnen Möglichkeiten für Eigenverantwortung zu geben – werden Sie sehr wahrscheinlich auf Widerstand stoßen.

Die erfolgreiche Umsetzung eines Wandels auf unternehmensweitem Maßstab ist eine schwierige Aufgabe. Es gibt diverse Change-Management-Softwareangebote, die Hilfestellungen und Unterstützung bieten. Wenn sich Ihr Unternehmen verändern muss, dann verzichten Sie nicht auf Tools, die dabei helfen können.

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Tamara Rosin
Tamara’s unique perspective on the impact of digital trends on business strategy has elevated her voice to the leading edge of the digital transformation discussion. She is adept at untangling the complexities of organizational culture, its evolution, challenges, and needs in the digital era. Previously, Tamara served as managing editor for the leading national healthcare publication Becker’s Hospital Review.