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Wie Sie Die 7 Größten Herausforderungen Bei Der Mitarbeiterschulung Lösen

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Von Tamara Rosin

Was ist die wertvollste Ressource Ihres Unternehmens? 

Für fast alle Unternehmen lautet die Antwort: Humankapital. Unabhängig von den Produkten, die Sie herstellen oder den Dienstleistungen, die Sie anbieten, benötigen Sie qualifizierte und engagierte Mitarbeiter an Ihrer Seite. 

Aber ohne einen nachhaltigen und effektiven Ansatz für die Mitarbeiterschulung wird es schwierig sein, das von Ihnen gewünschte Kaliber an Talenten zu halten. Auf der anderen Seite wissen wir, dass eine erfolgreiche Schulung der Schlüssel zu einer höheren Mitarbeiterbindung, zu mehr Engagement und Motivation ist. 

Laut LinkedIn’s Workforce Learning Report 2018 gaben 93% der Mitarbeiter an, dass sie langfristig in ihrem Unternehmen bleiben würden, wenn es in ihre Karriere investieren würde. Die Bedeutung einer sinnvollen Mitarbeiterschulung kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden, aber einige große Herausforderungen bei der Mitarbeiterschulung bringen die Unternehmen weiterhin ins Wanken. 

Hier sind die sieben größten Herausforderungen im Bereich der Mitarbeiterschulung und wie man sie bewältigen kann.

Wie die 7 kniffligsten Herausforderungen bei der Mitarbeiterschulung gelöst werden können

Unabhängig davon, ob Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen oder einen bestehenden Mitarbeiter mit neuen Tools oder Prozessen vertraut machen wollen, dies sind die wichtigsten Herausforderungen, denen Sie sich stellen müssen.

Dive Deeper: The Employee Training Manifesto for Enhanced Productivity

Herausforderung Nr. 1: Einführung neuer Software

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Willkommen im Zeitalter der Digitalisierung, in dem keine Facette der Arbeit von digitalen Initiativen unberührt bleibt. Heute werden alle Mitarbeiter ein Dutzend Mal oder öfter mit Software-Onboarding konfrontiert. 

Der Umgang mit neuer Software gehört zu den gefürchtetsten Aufgaben der Mitarbeiter. Der Grund dafür ist einfach. Leistungsstarke Software ist in der Regel auch sehr komplex. Es ist schwierig, sich in unbekannten Schnittstellen zurechtzufinden, zu verstehen, was verschiedene Bezeichnungen bedeuten, und zu wissen, wie man fremde Prozesse abschließt. 

Tatsächlich gibt laut unserer Umfrage zur digitalen Erfahrung der Mitarbeiter die Mehrheit der Mitarbeiter unzureichende Schulung (74,1%) als Haupthindernis für die Benutzerfreundlichkeit von Software an. Komplexe und verwirrende Schnittstellen (43,6%) und das Fehlen von geführten Lernwerkzeugen (34,2%) sind ebenfalls große Hindernisse.

Wie Sie dies lösen

Mit einer digitalen Adoptionslösung, die eine On-Screen-Navigation bietet, können Sie die Sorgen der Mitarbeiter erleichtern und auch eine viel schnellere Einarbeitung erreichen. 

Diese Tools führen die Benutzer Schritt für Schritt durch die Prozesse und stellen sicher, dass sie jede Aufgabe problemlos erledigen können, auch wenn sie sich die Plattform zum ersten Mal anschauen.

Herausforderung Nr. 2: Mit Software-Updates aus der Cloud Schritt halten

Das erstmalige Onboarding ist nicht der einzige Software-Stolperstein. Heute durchlaufen Cloud-basierte Plattformen routinemäßig Aktualisierungen, die automatisch bereitgestellt werden. 

Das bedeutet, dass die Oberfläche in regelmäßigen Abständen anders aussieht, wenn sich ein Benutzer anmeldet oder wenn neue Funktionen verfügbar sind. Häufige Aktualisierungen machen häufige Umschulungen überflüssig. Aber Mitarbeiter von ihrer Arbeit abzuziehen, um Webinare anzuschauen, neue Funktionsbeschreibungen zu lesen oder sich mit einem Trainer in Einzelgesprächen zusammenzusetzen, ist keine effiziente Zeitverwendung und keine effektive Art zu lernen. 

Man kann mit Sicherheit davon ausgehen, dass neue Funktionen größere Möglichkeiten bieten oder die Schmerzpunkte früherer Benutzer ansprechen. Nicht in der Lage zu sein, sie zu nutzen, ist eine große Verschwendung (von Geld und Potenzial).

Wie Sie dies lösen

Digitale Adoptionslösungen sind auch in diesem Szenario Ihre beste Wahl. Die Bildschirmnavigation hilft den Benutzern, ungewohnte Prozesse effizient abzuwickeln, und ermöglicht es ihnen, die gesamte Palette der Angebote einer Software zu nutzen. 

Anstatt Zeit für eine Umschulung einzuplanen, können die Mitarbeiter einer Reihe von Eingabeaufforderungen folgen, die sie praktisch an der Hand durch die Prozesse führen. Digitale Adoptionslösungen wie die Digitale Adoptionsplattform (DAP) von WalkMe können angepasst werden, um neue Funktionen hervorzuheben und eine angemessene Schulung vorzubereiten.

Herausforderung Nr. 3: Koordination der Zeitpläne aller Beteiligten

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Die Bereitstellung einer umfassenden Aus- und Weiterbildung erfordert ein hohes Maß an Koordination. 

Jeder ist beschäftigt. Wenn Sie zum Beispiel einen neuen Mitarbeiter einstellen, ist dieser damit beschäftigt, eine Vielzahl von Personen zu treffen – seinen direkten Vorgesetzten, den Abteilungsleiter, die Personalabteilung, Teamkollegen und andere relevante Partner innerhalb der Firma. 

Das sind eine Menge beweglicher Teile. Allzu oft werden wichtige Informationen und Einführungen verschoben oder vergessen, weil es nicht möglich ist, eine Zeit zu finden, die für alle funktioniert.

Wie Sie dies lösen

Es gibt eine Reihe von Ansätzen, mit denen Sie dieses Problem angehen können. Einer ist die Erstellung eines umfassenden Mitarbeiter-Schulungsplans, der einen langfristigen Zeitplan für jedes Treffen und jede Tagesordnung enthält. 

Die Erstellung eines Mitarbeiter-Schulungsplans oder -handbuchs ist ein effektiver Weg, um sich über alle notwendigen Themen und Erfahrungen, die Sie abdecken müssen, Gedanken zu machen. 

Die erweiterte Planung sollte auch bei der Koordinierung der Sitzungszeiten helfen. Ein anderer Ansatz ist das Mikro-Lernen. Statt langwieriger Sitzungen sind kurze und konzentrierte Schulungen eine wirksame Ergänzung Ihres Schulungsprogramms.

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Herausforderung Nr. 4: Vorbereitung der Ausbilder

Sich an den Terminkalender jedes Einzelnen anzupassen, ist nur die erste Herausforderung, wenn es um das Training vor Ort geht. Sie müssen auch sicherstellen, dass diejenigen, die Schulungsmaterialien zur Verfügung stellen, ausreichend darauf vorbereitet sind. 

Bei nicht-digitalen Arbeitsaufgaben ist die Ausbildung von Mensch zu Mensch unerlässlich, um die Mitarbeiter darauf vorzubereiten, effizient und auf höchstem Leistungsniveau zu arbeiten. Aber wenn der Ausbilder nicht für diese Aufgabe gerüstet ist, kann die Ausbildung beim Auszubildenden ein Gefühl von Stress, Unzulänglichkeit und Frustration hinterlassen. 
Die Bedeutung einer angemessenen Ausbildung von Führungskräften kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Laut einer 2016 durchgeführten Umfrage unter 500 Managern aus Grovo fühlten sich 44% der Manager nicht darauf vorbereitet, eine Führungsrolle zu übernehmen. Weitere 87% gaben an, dass sie sich mehr Ausbildung wünschen, bevor sie Manager werden.

Wie Sie dies lösen

Wenn Ihre Manager nicht von dem überzeugt sind, was sie wissen, ist es unwahrscheinlich, dass sie in der Lage sind, wirksame Schulungen anzubieten. 

Die kontinuierliche Weiterbildung von Führungskräften, die Schulung von Fähigkeiten und der Aufbau von Fachwissen in den spezifischen Bereichen der einzelnen Manager ist unerlässlich, um sie in die Lage zu versetzen, andere zu schulen. Es ist auch wichtig, eine Kultur des Vertrauens und der Offenheit zu schaffen. 

Es muss nicht nur sichergestellt werden, dass die Ausbilder über das technische Wissen verfügen, um eine andere Person zu unterrichten, sondern es muss auch ein gewisses Maß an Komfort und Authentizität zwischen dem Ausbilder und dem Auszubildenden herrschen. 

Mit anderen Worten, Sie müssen sich bemühen, dass der Schulungsteilnehmer sich wohlfühlt, wenn er Fragen stellt, Verwirrung ausdrückt oder andere Bedenken teilt.

Herausforderung Nr. 5: Mangelndes Engagement der Mitarbeiter

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Dies ist eine der einfachsten Herausforderungen bei der Mitarbeiterschulung. Wenn Ihre Mitarbeiter nicht an ihrer Schulung beteiligt sind, werden sie nicht viel davon haben. Herausforderungen bei der Mitarbeiterschulung Wie stellen Sie also sicher, dass Sie nicht jedermanns Zeit, Energie und Ressourcen verschwenden?

Wie Sie dies lösen

Einzelne Mitarbeiter haben eine unterschiedliche Motivation, wenn es darum geht, am Arbeitsplatz zu lernen, aber es gibt einige allgemeine Grundsätze, die Sie auf Ihre Bemühungen um Mitarbeiterengagement anwenden können. 

Einer davon ist das Angebot von Schulungen, die auf Erfahrungen basieren. Im Gegensatz zu traditionellen Schulungsmethoden, wie z.B. Unterricht im Klassenzimmer oder Webinare, sowie das Durcharbeiten von Handbüchern, ist eine erfahrungsorientierte Schulung schon per Definition mit Engagement verbunden. Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben, „im Arbeitsfluss zu lernen„, können sie neue Informationen besser behalten und tatsächlich etwas aktiv statt passiv tun. 

Sie werden die Möglichkeit haben, zu sehen, wie die Arbeit aussieht, Fragen zu stellen, wenn sie auftauchen, und die Befriedigung zu spüren, erfolgreich etwas Neues bewältigt zu haben.

Herausforderung Nr. 6: Balance zwischen Personalisierung und Standardisierung

Wie stellen Sie sicher, dass Sie auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Lernenden eingehen und gleichzeitig die Kontinuität in allen Bereichen wahren? Es ist schwer, das eine ohne das andere zu erreichen. 

Häufig tendieren Schulungsleiter zu einem allgemeinen Lernansatz zugunsten der Beibehaltung der Standardisierung von Prozessen und Praktiken. Dies kann jedoch auf Kosten des Lernens gehen – wenn man Informationen nicht auf personalisierte Weise vermittelt, kann es sein, dass sie bei den Lernenden nicht sehr gut ankommen.

Wie Sie dies lösen

Unsere Empfehlung ist die Verwendung Ihrer handlichen Vorlage für ein Schulungshandbuch für Mitarbeiter

Die Erstellung einer Vorlage zwingt Sie dazu, die wichtigsten Säulen zu identifizieren, die der Schulungsteilnehmer erlernen soll, und so die Standardisierung aufrechtzuerhalten. Alle bewährten Praktiken, Regeln oder Schlüsselinformationen sollten in Ihre Vorlage aufgenommen werden. Wenn es jedoch an der Zeit ist, sie anzuwenden, sollten Sie die Vorlage an die Bedürfnisse des einzelnen Mitarbeiters anpassen, für den Sie sie verwenden. 

Füllen Sie ihre spezifischen Arbeitspflichten, Ziele und Aufgaben aus. Berücksichtigen Sie auch, wie sie am liebsten lernen möchten, und gestalten Sie Ihre Schulungen in diesem Sinne.

Herausforderung Nr. 7: Feedback tatsächlich einbeziehen

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Manchmal wird Ihre Vision für Ihr Mitarbeiter-Schulungsprogramm nicht gerade Wirklichkeit. Es wird wahrscheinlich Zeiten geben, in denen sich der geschulte Mitarbeiter frustriert oder nicht unterstützt fühlt. Es mag Herausforderungen bei der Mitarbeiterschulung geben – Situationen, in denen der Schulungsleiter nicht weiß, wie er die richtige Unterstützung leisten kann oder wen er überhaupt fragen soll. 

Das Problem wird noch schlimmer, wenn man es nicht löst, bevor die Schulung vorbei ist. Mit anderen Worten: Anstatt Anpassungen und Korrekturen nach und nach vorzunehmen, warten Sie mit der Bitte um Feedback bis nach der Schulung.

Wie Sie es lösen

Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, während der gesamten Dauer der Schulung regelmäßig ehrliches und authentisches Feedback zu geben. 

Dies ist besonders wichtig bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, da die Qualität Ihrer Einarbeitung einen direkten Einfluss auf Mitarbeiterbindung, Erfahrung und Leistung hat. Machen Sie das Einchecken zu einem regelmäßigen Ereignis (wöchentlich oder zweiwöchentlich) und finden Sie Wege, um das Feedback der Mitarbeiter in ihre bevorstehenden Schulungen einzubeziehen.

Stehen Ihnen die Herausforderungen der Mitarbeiterschulung noch im Wege?

Software-Onboarding, Terminplanung, Personalisierung und Einarbeitung von Mitarbeiter-Feedback mögen als Grundlagen erscheinen, aber wenn man tiefer geht, wird deutlich, dass diese Aspekte immer noch große Herausforderungen bei der Mitarbeiterschulung darstellen. Aber mit einem umfassenden Plan – sowohl für digitale als auch nicht-digitale Lern-Initiativen.

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Tamara Rosin
Tamara’s unique perspective on the impact of digital trends on business strategy has elevated her voice to the leading edge of the digital transformation discussion. She is adept at untangling the complexities of organizational culture, its evolution, challenges, and needs in the digital era. Previously, Tamara served as managing editor for the leading national healthcare publication Becker’s Hospital Review.