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7 Herausforderungen bei der Einführung von Software und wie Sie diese meistern

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Von Michal Wagner, Contributor

Ihre neue Software verspricht großes Potential: Sie soll die Produktivität steigern, die Innovation auf neue Höhen befördern und … ruiniert vollkommen den Arbeitsablauf Ihrer Mitarbeiter.

Ohne umfassenden Plan können Herausforderungen bei der Einführung von Software Ihre Transformationsstrategie vollkommen aus der Bahn bringen und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter einschränken.

Wie können Sie die größten Herausforderungen bei der Software-Einführung vermeiden?

Eine erfolgreiche Einführung beginnt mit einem klar definierten Plan. Dazu gehört es, zu verstehen, was die Software wirklich leisten kann, Ihr Projekt angemessen vorzubereiten und Bedürfnisse von Mitarbeitern zu prognostizieren.

Umso besser Sie vorbereitet sind, umso geringer die Gefahr, die von Herausforderungen bei der Software-Einführung ausgeht.

Hier besprechen wir einige der größten Herausforderungen bei der Software-Einführung und wie man sie vermeiden kann.

1. Misaligned expectations

Ihr Projektteambesteht aus einer Vielzahl von internen Stakeholdern, wie z. B. Projektmanagern, Teamleitern, Produktmanagern, Experten für digitale Aneignung und Fachexperten. Das Projektteam wird eng mit dem Hersteller zusammenarbeiten, einschließlich der Entwickler, Designer und den Customer Success Manager.

Der Softwarehersteller muss während des gesamten Einführungsprozesses transparent und ehrlich darstellen, was er realistisch leisten kann. Wenn Sie zum Beispiel erwarten, dass er einen sehr praxisnahen Service bietet und einen Service erhalten, der dem nicht entspricht, wird es zu Konflikten kommen. Wenn Sie gedacht haben, dass die Software eine bestimmte gewünschte Funktion hat, diese aber in Wirklichkeit nicht vorhanden ist, könnte das zu Problemen führen.

Um sicherzustellen, dass Ihre Erwartungen im Einführungsprozess erfüllt werden, bedarf es reger Kommunikation Ihrem internen Projektteam und dem Hersteller.

Die Definition von Meilensteinen und Zielvorgaben während der Planungsphase wird es deutlich einfacher machen, die Erwartungen im Einführungsprozess zu erfüllen.

2. Datenintegrität

data integrity

Meistens wird Ihre Softwareeinführung die Migration von Daten aus einem bestehenden in das neue System erfordern. Die Datenintegrität während des Vorgangs sicherzustellen ist von entscheidender Bedeutung. Sie sollten sich also damit befassen, welche Daten vom einen in das andere System übersetzt werden können und welche nicht.

Verschaffen Sie sich ein Verständnis von der Interoperabilität zwischen den beiden Systemen. Dann sind Sie besser vorbereitet und können sicherstellen, dass die Daten sicher sind, keine Daten bei der Migration verloren gehen oder auf der Strecke bleiben und die Datenschutzstandards eingehalten werden.

Wenn Sie während der Migration nicht genau auf die Datenintegrität Acht geben, laufen Sie Gefahr, wichtige Kundendaten zu verlieren. Wenn Informationen während einer Übertragung verloren gehen oder falsch verarbeitet werden, kann das dazu führen, das die Daten beeinträchtigt oder nicht mehr verlässlich sind.

Während der Einführungsphase muss das Projektteam die Datenintegrität kontinuierlich kontrollieren. Eventuell sollte eine externe Partei hinzugezogen werden, um die Anforderungen zu koordinieren und sicherzustellen, dass diese erfüllt werden.

3. Mangel an Vorbereitung in Ihrem Projektteam

Das Projektteam muss ein einheitliches Bild von den Gesamtzielen, Prozessen und Zeitvorgaben haben. Jedes Teammitglied muss darauf vorbereitet sein, die Belange seiner Abteilung oder seines Teams zu vertreten und gemeinsam an der Entwicklung des Einführungsplans zu arbeiten.

Im Rahmen der Vorbereitung auf die eigentliche Einführung wird auch festgelegt, wie viel Vor-Ort-Support der Hersteller in den ersten Tagen und Wochen leisten muss, abhängig von der Größenordnung der Einführung.

Eine weitere Aufgabe des Projektteams besteht darin, ein Framework zu definieren, um häufige Probleme der Benutzer zu identifizieren und zu lösen. Dies kann die Einführung neuer Kommunikationskanäle zwischen Nutzern und dem Projektteam umfassen, aber auch eine Lösung einzusetzen, die Analysen über den Einsatz der Nutzer und den Abschluss von Prozessen bereitstellt.

Solche Einsichten geben Ihnen einen klaren und genauen Blick auf die wichtigsten Herausforderungen in der Nutzererfahrung und erlauben Ihnen, schnell Lösungen zu implementieren.

4. Mangel an Vorbereitung bei Ihren Mitarbeitern

software imlementation challenges

Es kann sein, dass es bei der Einführung neuer Software Widerstand von Mitarbeitern gibt, die mit dem bestehenden System zufrieden sind und keine neuen Abläufe lernen wollen.s.

Es ist wichtig, das Sie das Personal umfassend auf die Veränderungen vorbereiten. Zeigen Sie Ihnen einige Zeit vor der Einführung die Vorteile der neuen Software auf. Verdeutlichen Sie, warum die Einführung in Ihrem Arbeitsalltag notwendig ist und wie sie die Effizienz und Qualität ihrer Arbeit verbessert.

So sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter die Software später annehmen, statt sie abzulehnen, wenn es an den Schritt geht, diese erlernen zu müssen.

5. Mangelnde Unterstützung vom Hersteller

Der Hersteller der Software sollte nicht nur als vertraglich verpflichtet betrachtet werden, die Einführung zu überwachen. Er sollte vielmehr als Partner im Projekt gesehen werden. Seine Expertise ist für einen reibungslosen Übergang von zentraler Bedeutung.

Offene Kommunikationswege können das Gefühl mildern, dass der Hersteller nach der anfänglichen Einführung verschwunden ist. Der Kundenbetreuer und das Entwicklerteam des Herstellers sollten zur Verfügung stehen, um konkrete Fragen zu beantworten, Fachwissen und Unterstützung anzubieten und mit Ihrer IT-Abteilung zusammenzuarbeiten, um etwaige Probleme schnell zu lösen.

Eine gute Beziehung zu Ihrem Kundenbetreuer aufzubauen, ist ein wichtiger erster Schritt. Eine freundschaftliche Beziehung sorgt für eine wesentlich einfachere und weniger stressige Zusammenarbeit bei der Lösung von Problemen.

6. Unzureichende Schulungstools

software implementation

Schulungen sollten eine hohe Priorität haben, wenn neue Software eingeführt wird. Wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie man sie verwendet, welchen Sinn hat es dann, sie zu haben? Die Mitarbeiter müssen nicht nur verstehen, welchen Mehrwert die Software schaffen kann, sondern auch wissen, wie sie diesen in ihrem Arbeitsalltag verwirklichen können.

Das Projektteam hat dabei eine zweifache Aufgabe. Erstens muss es den Mehrwert der neuen Software vermitteln und zweitens einen geeigneten Onboarding-Plan entwickeln. Dazu sollte ein System gehören, mit dem Mitarbeiter lernen, zentrale Vorgänge zu erledigen und Features souverän zu nutzen. Es kann sinnvoll sein, „Super-User“ zu ernennen, die für Fragen und zur Lösung von Problemen bereitstehen.

Eine Digital Adoption Platform ist ein bewährtes Mittel, um Nutzer schnell und mit so wenig Störungen wie möglich in neue Software einzuarbeiten. DAPs stellen Schritt-für-Schritt-Anleitungen an den Stellen bereit, wo sie benötigt werden. Damit erlauben Sie es, „im Arbeitsablauf zu lernen.“

Das bedeutet, dass die Mitarbeiter lernen, ungewohnte Vorgänge selbstständig zu erledigen, während sie die eigentliche Arbeit erledigen. Anstatt Zeit im Schulungsraum zu vergeuden und zu erfordern, sich hinterher an alles zu erinnern, sorgt eine DAP dafür, dass alle nötigen Informationen und Ressourcen jederzeit zugänglich sind.

7. Sinkende Produktivität

Während der Einführung von Software besteht ein hohes Risiko für eine sinkende Produktivität. Das gefährdert nicht nur den ROI der neuen Software, sondern kann auch die Mitarbeitermoral beeinträchtigen.

DAPs können Ihnen helfen, diesen Produktivitätsverlust zu verhindern. Sie verkürzen die Zeit bis zur Qualifizierung der Mitarbeiter bzw. die Zeit, bis sie Aufgaben in der optimalen Geschwindigkeit erledigen können.

Eine DAP erreicht das mit kontextbezogenem Lernen. Sie bietet maßgeschneiderte Orientierungshilfen und Unterstützung in Echtzeit, basierend auf den jeweils vorliegenden individuellen Bedürfnissen. Sie ermittelt automatisch Faktoren wie Erfahrung, Rolle und Abteilung sowie die Aufgabe, die ein Mitarbeiter zu erledigen versucht. Mit diesem Wissen unterstützt sie die Mitarbeiter dabei, ihre Arbeit zu erledigen und die Produktivität zu erhalten.

Der Teufel liegt im Detail

Die Einführung einer neuen Software-Plattform ist eine große Aufgabe und erfordert eine genaue Planung, um reibungslos ausgeführt zu werden. Ihre Planung funktioniert dann, wenn Ihr Team richtig vorbereitet ist, die Software den erforderlichen Vorschriften entspricht und angemessene Erwartungen formuliert wurden.

Planen Sie Zeit für ein ordnungsgemäßes Onboarding ein, damit Ihre Mitarbeiter die Software souverän und reibungslos nutzen können. Die Schulung sollte als ein kontinuierlicher Prozess betrachtet werden. Detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen sollten dann angeboten werden, wenn sie notwendig sind. Das stellt sicher, dass die Arbeitsabläufe so wenig wie möglich gestört werden.

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Michal Wagner, Contributor
Michal has extensive experience writing on subjects ranging from Human Resources technology, Digital Transformation in the workplace, Financial Services and Telecoms tech. Together these give her a wide perspective on issues pertaining to workplace management and the incorporation of technologies. She enjoys taking complex topics and breaking them down to make them interesting and readable.