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La solution à 7 des plus grands défis posés par la formation des salariés

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par WalkMe Team

Quelle est la ressource la plus précieuse de votre entreprise ?

Pour pratiquement toutes les organisations, la réponse est : le capital humain. Quels que soient les produits que vous fabriquez, ou les services que vous offrez, vous avez besoin d’employés qualifiés et engagés pour vous accompagner.

Mais sans une approche durable et efficace de leur formation, il sera difficile de maintenir le niveau de compétences que vous souhaitez.

Par ailleurs, nous savons qu’une formation réussie est la clé pour mettre en place un apprentissage efficace, et accroitre l’engagement et la motivation de vos employés.

Selon un rapport de LinkedIn publié en 2018 sur la formation du personnel, 93 % des employés déclarent qu’ils resteraient dans leur entreprise à long terme si celle-ci investissait dans leur carrière. On ne peut pas assez insister sur l’importance de la formation des employés, mais certains des défis qu’elle représente posent toujours problèmes aux entreprises.

Nous allons nous intéresser dans cet article aux sept principaux défis en matière de formation des employés, et nous allons voir comment les relever.

Comment résoudre les 7 défis les plus délicats en matière de formation des employés

Intégrer un nouvel employé ou former un employé à de nouveaux outils ou processus font tous deux partie des principaux défis que vous aurez à relever.

Dive Deeper: The Employee Training Manifesto for Enhanced Productivity

Défi n° 1 : introduire de nouveaux logiciels

employee training challenges

Bienvenue dans l’ère de la transformation numérique, où les initiatives numériques n’épargnent aucun aspect du travail. A notre époque, tous les employés sont confrontés une douzaine de fois ou plus à l’intégration de nouveaux logiciels. Manier de nouveaux logiciels est l’une des tâches les plus redoutées par les employés.

La raison en est très simple. Les logiciels très puissants ont tendance à être également très complexes. Il est difficile de naviguer dans des interfaces peu familières, de comprendre la définition de différents termes et de savoir comment mener à bien des processus que l’on ne connaît pas. En fait, selon notre enquête sur l’expérience numérique des employés, pour la majorité d’entre eux (74,1 %) une formation inadéquate constitue le principal obstacle à l’utilisation des logiciels.

Une interface complexe et confuse (pour 43,6 % des sondés) et le manque d’outils d’apprentissage (34,2 %) représentent également des obstacles majeurs.

Comment résoudre ce problème ?

Une solution d’adoption numérique permettant une navigation à l’écran rassurera les employés et accélérera l’intégration. Ces outils guident les utilisateurs tout au long des processus, étape par étape, afin qu’ils puissent accomplir n’importe quelle tâche facilement, même si c’est la première fois qu’ils utilisent la plate-forme.

Défi n°2 : se tenir au courant des mises à jour du logiciel depuis le cloud

La première confrontation à un logiciel n’est pas le seul obstacle. Aujourd’hui, les plateformes basées sur le cloud sont régulièrement mises à jour automatiquement.

Ceci signifie que de temps en temps, l’apparence de l’interface est différente lorsqu’un utilisateur se connecte, ou que de nouvelles fonctionnalités sont disponibles. A cause de ces mises à jour, qui peuvent être fréquentes, il devient nécessaire de reformer régulièrement les employés. Mais interrompre les employés dans leur travail pour qu’ils visionnent des webinaires, lisent les descriptions de nouvelles fonctionnalités ou encore qu’ils s’assoient en face d’un formateur, n’est pas une façon intelligente d’utiliser leur temps, et ne leur permettra pas d’apprendre efficacement.

On peut supposer sans risque que les nouvelles fonctionnalités offrent de plus grandes capacités ou qu’elles répondent à des problèmes rencontrés par les utilisateurs précédents. Le fait de ne pas pouvoir les utiliser représente un grand gaspillage d’argent et de potentiel.

Comment résoudre ce problème ?

Les solutions d’adoption numérique sont encore une fois votre meilleur atout dans ce genre de situation. Une assistance qui s’affiche à l’écran aide les utilisateurs à mener des processus peu familiers et leur permet de profiter pleinement de toutes les possibilités d’un logiciel. Au lieu de consacrer leur temps à une nouvelle formation, les employés peuvent se laisser guider par une série de messages pratiquement tout au long des processus.

Les solutions d’adoption numérique, telles que la plate-forme d’adoption numérique (DAP) de WalkMe, peuvent être personnalisées pour mettre en lumière de nouvelles fonctionnalités et préparer une formation adéquate.

Défi n° 3 : coordonner les emplois du temps de tous les intervenants

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Offrir une formation complète nécessite une grande coordination. Tout le monde est occupé.

Par exemple, lorsque vous intégrez un nouvel employé, il est occupé à rencontrer un grand nombre de personnes, comme son supérieur direct, le chef de service, les RH, ses coéquipiers et d’autres partenaires pertinents au sein de l’organisation.

Ceci représente beaucoup d’individus qui interagissent. Trop souvent, des informations importantes et des présentations sont reportées ou oubliées en raison de l’incapacité à trouver un créneau qui convient à chacun.

Comment résoudre ce problème ?

Vous pouvez adopter plusieurs approches pour résoudre ce problème. L’une d’elle consiste à créer un plan de formation exhaustif, qui comprend un calendrier pour chaque réunion et chaque ordre du jour.

Mettre en place un plan ou un manuel de formation des employés est un moyen efficace pour vous obliger à réfléchir à tous les sujets et à toutes les expériences que vous devez aborder. Le calendrier devrait également aider à organiser les horaires des réunions.

Une autre approche est ce qu’on appelle le micro-apprentissage. Elle consiste à mettre en place des sessions d’apprentissage courtes et ciblées (à la place de longues réunions) pour compléter efficacement la formation.

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Défi n°4 : préparer les formateurs

S’adapter à l’emploi du temps de chacun des participants n’est que le premier défi en matière de formation. Vous devez également veiller à ce que les personnes qui fournissent le matériel de formation soient suffisamment préparées pour le faire.

Pour tout ce qui concerne les tâches non numériques, la formation de personne à personne est essentielle pour préparer les employés à travailler efficacement et à atteindre leur plus haut niveau de performance.

Mais si le formateur n’est pas équipé pour cette tâche, la formation peut stresser ou frustrer l’employé ou lui donner l’impression qu’il est incompétent. On ne saurait trop insister sur l’importance d’une formation adéquate des cadres.

Selon une enquête réalisée en 2016 auprès de 500 cadres de Grovo, 44 % des cadres ont l’impression d’être mal préparés pour assumer un rôle de direction. 87% des sondés ont déclaré qu’ils souhaiteraient bénéficier de plus de formation avant de devenir manager.

Comment résoudre ce problème?

Si vos managers ne sont pas sûrs de ce qu’ils savent, il est assez peu probable qu’ils soient en mesure de fournir une formation efficace.

Le développement continu du leadership, la formation des compétences et le renforcement de l’expertise dans le domaine spécifique de chaque manager sont essentiels pour leur permettre d’offrir une bonne formation aux autres employés. Il est également important de créer un environnement de confiance et d’ouverture.

En plus de s’assurer que les formateurs possèdent les connaissances techniques nécessaires pour former quelqu’un, il faut également qu’il y ait un certain niveau de confort et d’authenticité entre le formateur et la personne qu’il forme.

En d’autres termes, vous devez faire un effort pour que la personne formée soit assez à l’aise pour poser des questions, se manifester s’il ne comprend pas certains éléments, ou pour partager toute autre préoccupation.

Défi n° 5 : le manque d’engagement des employés

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Il s’agit de l’un des défis les plus simples à relever en matière de formation des employés. Si vos employés ne participent pas à leur formation, ils n’en tireront pas grand-chose.

Alors, comment pouvez-vous vous assurer que vous ne gaspillez pas le temps, l’énergie et les ressources de tout le monde?

Comment résoudre ce problème ?

Chaque employé a des motivations différentes pour suivre une formation professionnelle, mais il existe des méthodes que vous pouvez utiliser pour pousser les employés à s’impliquer davantage.

L’une d’entre elles consiste à offrir une formation basée sur l’expérience. Contrairement aux méthodes de formation traditionnelles, comme les sessions en classe, les webinaires ou la lecture de manuels, la formation expérientielle est engageante par définition.

Lorsque les employés ont la possibilité d’« apprendre dans le cadre du travail », ils sont plus disposés à retenir les nouvelles informations et à être véritablement actifs, au lieu de rester passifs.

Ils auront la possibilité de voir à quoi ressemble le travail, de poser des questions au fur et à mesure de la formation et d’avoir la satisfaction d’avoir réussi quelque chose de nouveau.

Défi n° 6 : trouver l’équilibre entre personnalisation et  normalisation

Comment vous assurer que vous répondez correctement aux besoins de chaque apprenant tout en maintenant une continuité à tous les niveaux ?

Il est difficile de réaliser l’un sans l’autre. Souvent, les responsables de la formation penchent pour une approche générique de l’apprentissage en faveur du maintien de la normalisation des processus et des pratiques.

Mais ceci peut nuire à l’apprentissage : si vous n’adaptez pas la formation, elle risque de ne pas être bien reçue par l’apprenant.

Comment résoudre ce problème ?

Nous vous recommandons d’utiliser votre modèle de formation des employés. Le fait de créer un modèle vous oblige à identifier les éléments importants que l’employé doit apprendre, et vous permet ainsi maintenir la standardisation.

Toute bonne pratique, règle ou information importante doit être incluse dans votre modèle. Mais au moment de le mettre en pratique, vous devez le personnaliser pour qu’il réponde aux besoins de chaque employé.

Indiquez ses tâches, ses objectifs et ses fonctions spécifiques. Prenez également en compte la manière dont il préfère apprendre et créez vos sessions de formation en gardant tout ceci à l’esprit.

Défi n° 7 : intégrer réellement le retour d’information

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Parfois, votre vision du programme de formation des employés ne se concrétise pas exactement comme vous l’aviez imaginé. L’employé en cours de formation peut se sentir frustré, ou avoir l’impression qu’il n’est pas soutenu. Vous rencontrez peut-être des difficultés pour former des employés, comme lorsque le responsable de la formation ne sait pas comment apporter le soutien nécessaire à la personne qu’il forme, ou qu’il ne sait pas à qui s’adresser.

Le problème s’aggrave si vous n’apportez pas de solution avant la fin de la formation, c’est-à-dire si, au lieu de procéder à des ajustements et des corrections au fur et à mesure, vous attendez la fin de la formation pour demander leur ressenti aux participants.

Comment résoudre ce problème?

Demandez à vos employés de vous expliquer régulièrement ce qu’ils pensent de la formation, et ce de façon honnête et authentique, pendant toute la durée de celle-ci. Ceci est particulièrement important lors de l’intégration de nouveaux employés, car la qualité de votre intégration a un impact direct sur leur capacité à retenir des informations, sur leur expérience et sur leurs performances.

Faites en sorte que les contrôles soient réguliers (hebdomadaires ou bihebdomadaires) et veillez à prendre en compte les remarques des employés dans les prochaines sessions de formation.

Les problèmes de formation des employés vous empêchent-ils encore de progresser?

L’intégration de logiciels, la planification, la personnalisation et l’intégration des commentaires des employés peuvent sembler être des notions basiques, mais lorsque l’on creuse un peu, il devient évident que ces aspects présentent encore des défis majeurs en matière de formation des employés.

Toutefois, avec un plan exhaustif, tant pour les initiatives d’apprentissage numérique que non numérique, vous pouvez être certain que vos employés seront sur la bonne voie pour accomplir de grandes choses.

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WalkMe Team
WalkMe pioneered the Digital Adoption Platform (DAP) for organizations to utilize the full potential of their digital assets. Using artificial intelligence, machine learning and contextual guidance, WalkMe adds a dynamic user interface layer to raise the digital literacy of all users.